辦講座報名要準備什麼？從開表單到現場報到的完整流程與檢查清單

辦一場講座，真正上台的時間可能只有兩小時，但報名相關的準備往往從一個月前就開始了。這篇把講座報名從規劃到活動後的流程整理成 7 個步驟，每一步都附上該準備的事，最後還有一份可以直接照著勾的檢查清單。不管你是協會、基金會、社區大學，還是自己開課的講師，都可以拿來用。

步驟一：先想清楚這 5 件事（活動前 4 週）

開報名表之前，先把這幾件事定下來，後面每一步都會用到：

• 對象是誰：一般民眾、會員，還是特定專業人員？這會決定報名表要問什麼。
• 名額多少：場地能坐幾人？要不要預留現場名額？
• 收不收費：免費講座也可以考慮收保證金或押金，降低報名後不出席的比例。
• 時間地點：一場還是多場？多場的話，最好放在同一張報名表讓人自己選場次。
• 要收哪些資料：只收「聯絡得到人」和「活動真的用得到」的資料。

步驟二：製作報名表（活動前 3–4 週）

報名表越短，填完的人越多。一個好用的講座報名表，原則只有三個：

1. 必填只留必要欄位：姓名、手機、Email 通常就夠了。
2. 能用選項就不要用填空：身分別、場次、飲食需求做成選項，事後整理名單快很多。
3. 加上個資同意：簡單說明資料會用在哪裡、保存多久，報名者比較安心。

如果是需要申請積分的專業課程，再加上會員編號、證照字號等欄位即可。用 GoClass 可以直接從範本開始改，自訂欄位、條件題的做法可以參考〈免費線上報名表製作〉。

步驟三：開放報名與宣傳（活動前 3 週）

報名頁做好之後，重點是讓人「看得到、點得進來」：

• 準備一個短網址，方便貼在 LINE 群組、臉書和電子報。
• 印一張 QR Code 放在海報、傳單或上一場活動的投影片最後一頁。
• 有官網的話，把報名頁嵌入官網，讓訪客不用跳出網站。
• 寫清楚報名截止日和取消規則，減少事後來回詢問。

步驟四：名額與候補（報名期間）

講座最常遇到的狀況是：額滿之後一直有人問，活動前又有人臨時取消。

比較省事的做法是額滿後自動開放候補。有人取消時，系統依序通知候補的人遞補，承辦人不用再一個個打電話。名額、梯次與候補的設定方式可以參考〈課程名額、梯次與票價〉。

步驟五：行前提醒（活動前 3 天、前 1 天）

報名後不出席，很多時候只是忘記了。建議寄兩次提醒：

• 前 3 天：提醒時間地點，附上交通方式；不能來的人請他先取消，名額才能讓給候補。
• 前 1 天：簡短提醒時間，附上入場 QR Code。

設定好活動前自動提醒，就不需要活動前一天晚上還在手動寄信。詳細做法見〈通知學員：群發 Email、LINE 推播〉。

步驟六：現場報到（活動當天）

紙本簽到最大的問題是排隊和事後還要對名單。改用手機掃 QR Code 報到，一個人幾秒鐘就完成，誰到了、誰還沒到，名單即時更新。

當天記得準備：一支用來掃碼的手機或平板、一份名單備份，以及臨時報名的處理方式（現場補登，或請對方掃碼填表）。設定方式見〈課程與講座現場報到〉。

步驟七：名單與回饋（活動後 1 週內）

活動結束不代表報名工作結束，這一週做的事，決定下一場會不會更輕鬆：

• 匯出出席紀錄：需要申報積分或製作出席證明的課程，直接從報到紀錄匯出 Excel。
• 寄感謝信與回饋問卷：趁參加者印象還新的時候寄。
• 記下這場的數據：報名幾人、實到幾人、出席率多少，下次訂名額時就有依據。
• 複製成下一場：系列講座直接複製報名頁，改日期就能再開。

名單匯出與候補轉正的操作，可以參考〈學員名單管理〉。

一頁檢查清單

把上面的流程濃縮成一張清單，下次辦講座前存下來照著勾就好：

讓報名的雜事交給系統

上面 7 個步驟裡，開表單、候補遞補、寄提醒、現場報到、匯出名單，都是每一場都要重複的工作。GoClass 是免費的課程・講座報名系統，不收費、不抽成，報名者也不需要註冊，就是為了把這些重複的事交給系統處理。

如果你正在準備下一場講座，可以先從〈免費報名系統新手入門〉開始，或直接到 goclass.me 建立報名頁試試看。

—— GoClass 團隊