志工招募怎麼做？從報名、排班、簽到到服務時數名冊

辦一場淨灘、一個市集、一場進社區量血壓的服務，最花人力的往往不是活動本身，而是「管志工」。

常見的流程是：在 LINE 群組問誰有空、用 Google 表單收身分證字號辦保險、用 Excel 排班、當天拿紙本簽到、活動後再一個一個算時數。五個步驟、五份資料，只要有一個人臨時不來，就要全部重對一次。

這篇把志工招募拆成四個階段：招募、排班、當天簽到、服務時數，並整理每個階段要注意的地方，包括志願服務法對保險和紀錄冊的規定。

一、志工招募的 4 個階段

1. 招募：公開報名頁，寫清楚服務內容、日期時段、需要幾個人、有沒有保險和時數認證。
2. 排班：把不同日期、不同時段拆開，讓志工自己選，每個班次各自設人數。
3. 當天簽到：確認誰有來、幾點到、幾點走，這是之後算時數的依據。
4. 服務時數：活動後整理名冊和時數，登錄到志願服務紀錄冊，或開立服務證明。

四個階段用的是同一份名單。從報名開始就把資料收齊、放在同一個地方，後面三個階段才不用一直重對。

二、志工報名表要收哪些欄位

欄位太少，活動前要一個個追問；太多，又會嚇跑想報名的人。依用途分成五類：

用途	欄位	為什麼要收
聯絡	姓名、手機、Email	通知集合時間、臨時異動
保險	身分證字號、出生日期	辦理意外事故保險
緊急	緊急聯絡人姓名與電話	戶外或體力型服務必備
時數	是否需要時數認證、是否已有志願服務紀錄冊	活動後只處理需要的人
安排	可服務的班次、T 恤尺寸、飲食需求	備品、便當不用再問一次

身分證字號屬於個人資料，報名頁要寫清楚收這個欄位的目的（辦理保險），活動結束後也不要一直留存在共用的試算表裡。

三、排班、候補與取消

讓志工自己選班次。 例如市集分「上午佈場」、「下午收攤」、「全天」三個班次，每個班次各設人數。額滿的班次自動關閉，缺人的班次一眼看得出來，不用在群組裡一個個問。

額滿後開候補。 志工臨時有事是常態。開放候補並自動遞補，有人取消時候補的人會直接補上並收到通知，你不用當天早上再群發找人。

取消期限設早一點。 如果保險要提前幾天送名單，取消期限就該在那之前，例如「活動開始前 3 天截止取消」。之後要取消的人請他直接聯絡你，你才能同步調整保險名單。

前一天提醒。 提醒信寫清楚集合時間、地點、服裝、要帶什麼。志工沒有「已經付費」的約束，提醒就更重要。

四、服務時數與志工保險：法規怎麼說

如果你的單位是「志願服務運用單位」，志願服務法有幾個必做的事：

• 意外事故保險：第 16 條規定，運用單位應為志工辦理意外事故保險，必要時也可以補助交通、誤餐。
• 志願服務證與紀錄冊：第 12 條規定，運用單位應發給志工志願服務證及服務紀錄冊。
• 教育訓練：第 9 條規定，運用單位要對志工辦理基礎訓練和特殊訓練。
• 服務績效證明：第 17 條規定，志工因升學、進修、就業等需要時，運用單位得發給服務績效證明書。

服務時數的登錄，依「志願服務證及服務紀錄冊管理辦法」，由運用單位在紀錄冊上登記服務日期、時數、內容，並指定專人辦理；服務時數不含交通時間。

實務上的重點是：簽到和簽退的紀錄要留存，活動後才有依據算時數。單位不是運用單位、或只是偶爾辦一次活動的，建議先向縣市政府的志願服務主管機關確認時數認證的做法。

法規依 2026 年 11 月公開條文整理，實際以主管機關公告為準。

五、在 GoClass 怎麼做

GoClass 把四個階段放在同一個報名頁和同一份名單裡：

• 公益志工分類：志工招募可以歸在「公益志工」分類和縣市頁，想找志工機會的人逛得到你。
• 多個班次一張表：不同日期、時段放在同一張報名表，每個班次各自設名額、各自候補。
• 保險欄位：可以加入身分證字號、生日、緊急聯絡人等欄位；戶外類範本已經預先放好。
• 防重複報名：可以用身分證字號或 Email 判斷重複，避免同一人佔掉兩個名額。
• 候補自動遞補與取消期限：有人取消就由候補第一位補上並收到通知；可以設「活動開始前 3 天截止取消」。
• 前一天自動提醒：活動前 24 小時寄提醒信，串接 LINE 官方帳號的話也會推播。
• QR Code 簽到：確認信附報到 QR Code，當天用手機掃描，出席紀錄自動留存。
• 名冊與時數匯出：後台可以把志工名冊和簽到資料一鍵匯出 Excel，拿來辦保險、登錄服務時數。

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常見問題

辦一次性的淨灘，也要幫志工保險嗎？ 志願服務運用單位依法應辦理意外事故保險。就算不是運用單位，戶外或體力型的活動也建議投保，報名時就把需要的資料收齊。

服務時數可以算交通時間嗎？ 不行。依志願服務證及服務紀錄冊管理辦法，服務時數不含交通時間。所以當天的簽到、簽退時間最好都有紀錄。

學生志工要服務證明，可以開嗎？ 志願服務法第 17 條規定，志工因升學、進修、就業等需要時，運用單位得發給服務績效證明書。報名時先問「是否需要時數認證」，活動後就知道要開給誰。

志工當天臨時不來怎麼辦？ 開放候補並自動遞補，取消的位子就有人補上。重要的班次也可以預留一兩個備援名額。

來源

• 志願服務法（第 9、12、16、17 條）
• 志願服務證及服務紀錄冊管理辦法｜全國法規資料庫